Прес съобщението (press release, прес релиз, прес релийз, прес рилийз) е новинарско съобщение и представлява писмено изявление за медиите. То може да съобщава голям обсег от новини: планирани събития, назначения и промени в кадровия състав, награди, нови продукти и услуги, промоции и др.

Прес рилийз съобщенията също могат да бъдат използвани за създаване на важна, значителна статия. По-вероятно е репортерите да оценят една история, ако първо получат един релийз. Той е основно средство за PR работата, такова, че всеки, който иска да използва правилния формат, трябва да го прилага.

Основни стъпки

1. Напишете заглавие

• Заглавията на новинарските съобщения трябва да сграбчват читателя, веднага да привличат вниманието. Те могат да описват последните достижения на една организация, актуално важно събитие, нов продукт или услуга. Например, "АБВ ООД влиза в стратегическо партньорство с КАЙ АД в Китай и САЩ."
• Заглавията се пишат с удебелени и по-големи букви от тези на прес съобщението. Обикновено заглавията са в сегашно време и изключват определителен и неопределителен член, както и формите на глагола "да бъда" в съответния контекст.
• Първата дума в заглавието на прес съобщението трябва да бъде с главна буква, както и всички имена. Повечето думи в заглавието се изписват с малки букви, но прибавянето на стилизирани "умалени главни букви" може да създаде повече графичен атрактивен изглед и усещане. Не изписвайте с главни букви всяка дума.
• Най-лесния начин да стигнете до правилното заглавие е като извадите най-важните ключови думи от прес релийза. Сега от тези ключови думи се опитайте да съставите логично и привличащо вниманието изявление. Използването на ключовите думи ще подпомогне намирането ви в търсачките, а също така е полезно за журналистите и читателите, за да получат правилната представа за съдържанието на прес съобщението.

2. Напишете съдържанието на прес съобщението

• Започнете с датата и градът, в който е създадено прес съобщението. Градът може да бъде пропуснат, например когато съобщението е написано в София за събитие, което ще се проведе в поделение на компанията във Варна.
• Началото или първото изречение трябва да привлече вниманието на читателя и трябва да съобщи накратко какво точно се случва. Следващите едно, две изречения излагат подробно историята.
• Съдържанието на прес релийза трябва да е компактно. Избягвайте да използвате много дълги изречения и параграфи. Избягвайте повторенията и прекомерното използване на "модерен" език и жаргон.
• Първия параграф (две или три изречения) трябва да обобщят прес съобщението, а по-нататъшното съдържание трябва да го развие по-подробно. В съвременния забързан свят нито журналистите, нито читателите биха изчели цялото прес съобщение, ако неговото начало не е интересно и привличащо вниманието.
• Работете с реални факти – събития, продукти, услуги, хора, обекти, цели, планове, проекти. Опитайте се да извлечете максимална полза от употребата на конкретните факти.

Един прост метод за писане на успешно прес съобщение е да си направите списък със следните неща:

3. Задайте въпросите – Кой, Какво, Кога, Къде, Защо и Как

• След това вижте следващите точки, ако е уместно:
  • Каква е актуалната новина?
  • Защо това е новина?
  • Хората, продуктите, датите или други неща свързани с новината.
  • Целта на новината.
  • Вашата компания - източникът на тази новина.
• Сега от всички тези събрани точки се опитайте да съставите параграфи и да ги обедините последователно: Заглавие > преглед или въведение в новината > събитие или постижение > продукт > хора > отново завършващо резюме > компанията.
• Дължината на прес рилийза не трябва да бъде повече от три страници. Ако изпращате твърдо копие, текста трябва да бъде с двойно разстояние между редовете.
• Колкото по-важно и интересно направите съдържанието на вашия прес рилийз, толкова по-големи са шансовете ви да бъдете избрани от журналистите за отразяване.
• Открийте какво е "важно" и "интересно" за конкретния пазар и го използвайте за да привлечете репортера или редактора.

4. Включете информация за компанията

Когато журналист избира вашия прес релийз за определен материал, той/тя биха логично посочили вашата компания в статията. Журналистите могат да вземат информацията за компанията от тази секция.

• Заглавието на тази секция трябва да бъде - За компания АБВ.
• След заглавието използвайте един или два параграфа (пет, шест реда всеки) да опишете вашата компания. Текстът трябва да описва вашата компания, нейния основен бизнес и политика. Много от фирмите имат професионално написани брошури, презентации, бизнес планове и др. – този въвеждащ текст може да бъде сложен тук.
• В края на тази секция отбележете своя уеб сайт. Линка трябва да бъде точен и с пълното URL. Например: http://www.your_company_website.com. Фирмите, които притежават отделна медийна страница в техните уеб сайтове трябва да отбележат това URL тук. Медийната страница обикновено съдържа контактна информация и информация за пресата.

5. Свържете всичко заедно

Осигурете някакви допълнителни информационни линкове, които ще подпомогнат вашето прес съобщение.

6. Добавете допълнителна информация за контакт

Ако вашето съобщение е важно, журналистите със сигурност биха потърсили допълнителна информация за компанията и биха искали да интервюират ключови хора от нея.

• Ако нямате нищо против ключовите фигури от вашата компания да бъдат потърсени директно от медиите, може да включите техните имена и контактна информация в самия прес релииз. Например, в случай, че прес съобщението касае някакво нововъведение вие можете да осигурите необходимата информация за инженерите и изследователския екип.
• Иначе, вие трябва да дадете информация за вашия PR отдел или фирма в контактната секция. Ако нямате екип, който да се занимава с това, вие трябва да назначите някой, която да действа като връзка между медиите и вашите хора.
• Контактните детайли, трябва да са ограничени и да се отнасят само за конкретното прес съобщение. Те трябва да включват:
  • Официалното име на компанията
  • Името на отдела за връзка с медиите и човек за контакт
  • Адрес на офиса
  • Телефонни и факс номера с точни кодове за държавата и градът
  • Мобилен телефон (ако е се налага)
  • E-mail адрес
  • Уеб адрес

7. Отбележете края на прес рилийза с три # символа

Символите трябва да са центрирани точно под последния ред на вашето съобщение. Това е журналистически формат.

Полезни съвети

• Включете името на компанията в заглавието, някакво подзаглавие и в съдържанието на първия параграф за по-добра разпознаваемост от интернет търсачките, за професионалните новинари и други читатели. Ако изпращате твърдо копие на текста го разпечатайте на лист с логото на фирмата.
• Ако прес релийза е за спешно разпространение, напишете "СПЕШНО СЪОБЩЕНИЕ" с главни букви и ляво подравняване, директно над заглавието. Ако е под някаква забрана, напишете "ЗАБРАНЕНО ДО..." с дата, на която искате историята да бъде публикувана. Съобщение без дата за съобщаване се счита за разпространение на момента.
• Потърсете реални прес съобщения от интернет за да усетите тона, езика, структурата и формата им.
• Времето за едно прес съобщение е много важно. То трябва да е релевантно на последните новини, да не е твърде старо и неактуално.
• Последващо обаждане или разговор може да превърне прес съобщението в детайлна статия.
• Включете "призив за действие" във вашето съобщение. Това е информация за това какво искате обществеността да направи след като пуснете съобщението. Например, искате ли от хората да купят някакъв продукт ? Ако е така, включете информация от къде да го купят. Искате ли тези хора да посетят вашия уеб сайт, да се включат в някакво състезание, да научат повече за вашата организация ? Ако е така, включете уеб адреса си и телефонен номер.
• Не си губете времето да пишете заглавие преди да сте написали самото прес съобщение. Но, вашето заглавие трябва да е грабващо. Това може да е единствения ви шанс. Направете го кратко и съдържателно. Ако се опитате да напишете заглавието преди самото съобщение си губите времето. Вие още не знаете какво вие, или този когото интервюирате ще каже. Когато приключите черновата на прес релийза, вие може да решите да го преработите или не. И чак тогава можете да мислите върху заглавието.
• Изпратете вашето прес съобщение по мейла, но пестеливо го форматирайте. Големия шрифт и многото цветове не правят по-важно или значимо съобщението, те само разсейват. Поставете съобщението в самия мейл, а не го пращайте в отделен прикрепен файл. Ако, все пак трябва да прикрепите файл, нека той бъде в plain text или Rich Text Format. Word документи са приети на повечето места, но ако използвате по-нова версия (.docx), запомнете файла си в по-старата версия (.doc). Много от вестниците са с ограничен бюджет и нямат последните версии на програмите, с които работят. Използвайте PDF файлове само, ако изпращате пълни медийни китове с много графики. Моля не отпечатвайте прес съобщението на специална бланка, сканирайте го и го изпратете по мейла в jpeg формат. Това е само загуба на време. Просто напишете прес релийза в самия мейл.
• Използвайте вашето заглавие, за да посочите за какво се отнася мейла (subject line). Ако сте написали добро заглавие, то ще привлече веднага вниманието на редактора в неговата пощенска кутия.
• Създайте всяко прес съобщение за определена, таргетирана медия и го изпратете на точно определен репортер, който се занимава с темата. Не изпращайте идентични прес релийзи на много медии и репортери, изберете правилните и контактувайте само с тях.
• Избягвайте жаргон или специализирани технически термини. Ако точността го изисква, разяснете ги.

Предупреждения

• Винаги помнете че редакторите са претоварени. Ако им улесните живота, имате по-голям шанс да се доберете до тях. Ако вие напишете едно прес съобщение по начина, по който един редактор би го публикувал, вие можете да видите публикация, и то с минимална редакция. Всички знаят, че редактора е шефът, не губете времето му.
• Винаги включвайте цитати – основно, от хората, които са свързани с релийза. Текста няма нужда напълно точно да цитира казаното, но е важно да е правдоподобен. При всички случаи е важно да получите одобрението на човека, когото цитирате.
• Съобщенията трябва да са оптимистични и по възможност, позитивни. Избягвайте фрази като "след напускането на предишния президент " или "след период на затишие". Един журналист може да реши да проучва фактите, а не да ги отразява.
• Когато изпращате съобщението по мейла, никога не пишете, че това е прес съобщение. Просто напишете заглавието му. Така ще се отличите от тълпата.
• Не включвайте контактна информация на хора без тяхното съгласие.